Глава 3, учет рабочего времени в 1с бухгалтерия.

Зарплата и кадры

Глава 3. Учет использования рабочего времени

Чтобы правильно начислить заработную плату, необходимо четко и грамотно вести учет отработанного времени.

Законодательство о труде предусматривает три основных вида учета рабочего времени: поденный, недельный и суммированный.

Поденный учет применяется в случае одинаковой продолжительности ежедневной работы.

Недельный учет применяется. когда закон нормирует непосредственно рабочую неделю (48, 36, 24, 12 часов), а продолжительность ежедневной работы определяется графиком в пределах установленной недельной нормы.

Суммированный учет рабочего времени применяется при сменной работе за неделю, месяц, квартал, год в случае, если смены при этом были разной продолжительности. Такой вид учета рабочего времени применяется на непрерывно действующих организациях, при вахтовом методе организации работы, на железнодорожном, водном транспорте и т. д.

Возникающие недоработки и переработки сверх смены регулируются в рамках учетного периода и не могут компенсироваться соответствующим уменьшением других смен, дополнительными днями отдыха. Переработка сверх смены признается сверхурочной работой.

В случае если фактическая продолжительность ежедневной работы в отдельные дни не совпадает с продолжительностью смены по графику, переработка в одни дни (в пределах максимальной продолжительности смены) погашается сокращением времени работы в другие дни или предоставлением других дней отдыха в рамках учетного периода. При этом такая переработка не считается сверхурочными работами.

Порядок заполнения табеля по формам № Т-12 и № Т-13

Учет использования рабочего времени ведется в табелях форм № Т-12 «Табель использования рабочего времени и расчета заработной платы» (код по ОКУД 0301007) и № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» (по ОКУД 0301008).

При этом форма № Т-12 используется не только для учета рабочего времени, но и для расчета заработной платы. Ее применяют, как правило, при расчете заработной платы вручную.

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных, она предназначена только для учета отработанного времени. Заработная плата работника в этом случае начисляется в лицевом счете работника по форме № Т-54 (код по ОКУД 0301012) или № Т-54а (код по ОКУД 0301013).

Результаты расчетов по оплате труда в крупных организациях переносятся в расчетную ведомость по форме № Т-51 (код по ОКУД 0301010) или расчетно-платежную ведомость по форме № Т-49 (код по ОКУД 0301009). В средних и малых организациях результаты расчетов переносят в расчетно-платежную ведомость или платежную ведомость по форме № Т-53 (код по ОКУД 0301011).

Табели открываются или по организации в целом, или по ее структурным подразделениям и категориям работников. Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или иным лицом, на это уполномоченным, и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для определения суммы выплат за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц. Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации.

На титульном листе табеля по форме № Т-12 даны условные обозначения (буквенные и цифровые) отработанного и неотработанного времени. При автоматизированной обработке учетных данных пользуются цифровым кодом. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком.

Для отметок видов затрат рабочего времени используются условные обозначения, представленные в табл. 3.
Таблица 3. Условные обозначения кодов затрат рабочего времени

Целодневные невыходы с полным сохранением заработка в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, устранение последствий стихийных бедствий)

Целодневные невыходы без сохранения заработной платы: рабочим и служащим, работающим в районах Крайнего Севере и в местностях, приравненных к ним, для проезда к месту использования отпуска и обратно; по уходу за больными и по карантину; оформленные справками лечебных учреждений; отпуска сроком до 2-х месяцев, предоставляемые пенсионерам по возрасту, работникам-инвалидам I и II групп; дополнительный отпуск сроком до 2 недель, предоставляемый работникам-участникам Великой Отечественной войны и женщинам, имеющим 2 и более детей в возрасте до 12 лет; невыходы работников, находящихся под следствием до решения суда; краткосрочный отпуск, предоставляемый администрацией

Прогулы: неявки на работу без уважительной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие без уважительной причины более 3 часов — непрерывно или суммарно — в течение всего рабочего дня, административный арест за административные нарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, не разрешенные законом, и другие неявки по неуважительным причинам

Неотработанные часы в связи с работой организации в режиме неполного рабочего дня по причине сокращения объемов производства

Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни

Массовые неявки — забастовки (разрешенные законом)

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12, графы 3, 5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна — для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, другая — для записи количества часов по ним. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. п.).

Заполненный табель заверяется подписями ответственных лиц (начальником отдела или участка и табельщиком, а в малочисленной организации — руководителем и бухгалтером) и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.

При начислении заработной платы, как за проработанное, так и за непроработанное время (отпуска, льготные часы, простои и т. д.) необходимо учитывать установленные законодательством Российской Федерации нормы рабочего времени.

Норма рабочего времени за определенные периоды времени исчисляется по расчетному графику 5-дневной рабочей недели с двумя выходными днями исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены):

• при 40-часовой рабочей неделе — 8 часов, в предпраздничные дни — 7 часов;

• при продолжительности рабочей недели менее 40 часов — количество часов, получаемое в результате
деления установленной продолжительности рабочей недели на 5 дней; накануне праздничных дней в этом
случае сокращение рабочего времени не производится.

В январе 2002 г. при 5-дневной рабочей неделе с двумя выходными днями — 20 рабочих дней и 11 выходных дней, в том числе 3 праздничных нерабочих дня — 1, 2 и 7 января.

Норма рабочего времени в этом месяце составляет:

— при 40-часовой рабочей неделе — 160 часов (8 ч х 20 дней);

— при 36-часовой рабочей неделе — 144 часа (36 ч. 5 дней х 20 дней);

— при 24-часовой рабочей неделе — 96 часов (24 ч. 5 дней х 20 дней).

В целях обеспечения благоприятных условий для производительного труда и отдыха в 2002 г. перенесены следующие дни отдыха: с субботы 27 апреля — на пятницу 3 мая; с субботы 18 мая — на пятницу 10 мая; с воскресенья 10 ноября — на пятницу 8 ноября; с воскресенья 15 декабря — на пятницу 13 декабря.

В 2002 г. при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями — 250 рабочий день, в том числе 8 предпраздничных дней (22 февраля, 7 марта, 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 6 ноября, 11 и 31 декабря), и 115 выходных дней, в том числе 11 праздничных нерабочих дней (1, 2 и 7 января, 23 февраля, 8 марта, 1, 2 и 9 мая, 12 июня, 7 ноября и 12 декабря).

Производственный календарь на 2002 г. приведен в Приложении 2 настоящего издания.

На с. 75 представлен фрагмент табеля по форме № Т-13 на работника, который с 1-го по 16-е число работал, с 19-го по 23-е число находился в командировке, а с 26-го числа болел.

Типовая межотраслевая форма № Т-13

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 06.04.2001 N9 26